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浅谈如何做好档案管理工作
发布时间:2017-2-18 15:42:07      点击次数:472
      在从事了两年多的档案管理工作中,深刻体会到档案管理的重要性。提高档案工作的效率与质量,可以给我们的工作决策提供更多参考和值得借鉴的信息。因此,档案管理工作人员务必认真做好档案收集、整理、管理、利用等各个环节的工作。那么,如何做好档案管理工作呢?我作为一名办公人员,在实践中通过不断总结,寻找其中的规律,得到了一些粗浅的见解,愿与大家共同分享。
      一、规范公文处理,把好公文形成关
      档案一般是完成了文书处理程序,完成了传达和记述使命而备查的历史文件。因此公文形成是档案工作的起点,规范公文处理,把好公文形成关,是做好档案管理工作的基础。而公文拟制则是公文形成的关键环节。不同单位的文件拟制部门各不同,有的单位的公文是由办公室统一拟制的,有的则是由相关部门起草然后交由办公室负责印发。我部就属于后者,由于各职能部门写作人员的水平、素质各不相同,对公文起草工作相关要求的理解存在差异,导致起草的文件的质量也就大不一样。我项目部在公文拟制过程中存在的问题集中反映在以下几个方面:
      1、文种使用不当。主要有请示、报告不分;一文请示多件事情;生造文种或不规范使用红头文件等
      2、附件标识比较混乱。有的公文注有附件,但既不在规定的位置做出标识,也不在附件名称前标识出具体的序号,行文程序很混乱。
      3、公文主题词标注不准确,不利于检索查找。
      4、数字使用不规范等等。上述情况,严重影响了公文转化为档案的立卷和归档。因此,作为办公室一名专门负责公文拟制人员,平时有责任也有义务对各部门呈送的公文初稿进行规范处理,依照有关规定,全面审核,严格核稿,特别是对那些突出表达主题思想的关键的字、词、句等要严格把关,发现问题应尽快与提供初稿的职能部门进行衔接,共同磋商,尽量将各种问题都解决在核稿阶段,决不能将问题推给签发的领导定夺,以确保公文的高质量、高水平,以及档案的高质量、高水平。
      二、档案整理工作,从公文的评估分类做起
公文形成后,经过一段时间的归整处理,待文件涉及的事务处理完毕,文书人员即可以对公文的保存进行价值评估,根据公文的类别和重要程度分别进行初步的筛选和整理:去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或随意销毁,而是放到别处);将涉及本单位改革、发展、稳定的大事、要事、新事及代表本单位成就的文件留存下来,以备随时查阅和调用。评估工作对文书人员是个严峻的挑战,它要求文书人员有发展的眼光和敏锐的洞察能力,能够在数量众多、内容庞杂的文件中挑选出那些具有保存价值的文件进行归档,供日后的工作查考利用。而要做好该项工作,可以从以 下几个方面进行:
       1、对档案工作要有高度的认识,要实现从公文到档案的成功转化,就必须重视公文的规范化管理,实现文秘工作和档案工作组织制度的真正交融,加强档案部门对文件管理的超前控制,这样才能保证档案的质量,减少档案部门的工作程序和烦琐的移交手续,避免重复立卷,使文书工作流程更加科学化、合理化。
       2、要有高度的职业责任感。档案工作人员要有较强的职业悟性,要随时将“档案”装在自己的头脑里,要有对历史负责的态度,使档案工作平时化、平常化。因此,务必要按照《办法》的要求,规范地、科学地办理好每一份文件,对每一份文件做出科学的评估。
       3、要不断提高自己的专业素质和综合素质。文秘工作和档案工作具有较强的专业性和技术性。在日常工作中,文秘人员要重视档案知识的学习,加强档案意识的培养,最好的办法就是常备一本专业书籍,《档案管理学》、《档案管理基础》等,以便需要时查阅,真正做到边工作,边学习,在工作实践中逐步提高自己的理论水平。在日常工作中,很多档案工作人员都兼任秘书工作,因此一定要重视对形成档案的公文进行科学地评估归类。。
      三、完善公文材料,做好档案收集工作
      文书部门在公文最初归档时要认真检查形成公文的一系列材料,发现有附件而未及时归档的要催要,同一事项有外来文件未按时上交的要跟踪收回,以避免长时间留在个人手中而遗失。具体可以从以下几点着手:
      1、档案整理工作必须从平时做起。对于上级发文,做完收文登记后,首先应鉴别该文件是否具有保存价值,如果其中一部分随着现行效用的完成,便失去其保存的社会价值而被淘汰;而另一部分文件,退出现行领域之后,却具有储存价值,能使后人通过其载录进行借鉴和利用,因此应按档案整理规范要求,用不锈钢钉子重新装订,后进行传阅,阅办完毕后,已初步进入归档程序,进一步归整,以备平时查阅。
      2、档案整理工作应注重细节。对于本单位自生文件,领导签发后,应将形成该文件的所有资料收集齐全,按照从上到下,依次为正式文件、签发文、定稿、改稿、初稿等程序集中归整,并统一装订成册,初步完成“件”,由零散“页”到集中归整为“件”,到正式整理时装盒为“卷”。初步做好档案入库前的各项准备工作。
      四、善于交流,接受新信息,达到资源共享
      作为办公室的文秘工作人员要不断总结自己的工作经验,对遇到的困难要多请教上级档案主管部门,不能凭主观臆断文档的归档价值,一定要结合本单位的职业特色,创造性地使用归档方法进行归档。同时档案工作人员必须强化责任意识,树立精品意识,培育职业意识。不断接受新信息,扩大知识视野,提高自己的鉴别能力,充分利用各种媒体和机会,主动向用户推荐和宣传自己编纂的各种档案史料汇编和参考资料,如大事记、组织严格、专题概要、统计数字汇集、会议简介等,从而达到资源共享的目的。

      总之,档案管理工作具有很强的挑战性。在今后的工作中,我将很好地把文秘工作和档案工作结合起来,不断提高档案管理质量,提高其利用率。目前我项目部档案装备还比较落后,正在向电子归档、微机检索过渡,这一项新的工作给我提供了更多的学习机会。我深信,只要我们以高度的职业责任感和较强的敬业精神对待档案管理工作,就一定能促进档案管理规范化、科学化发展,从而为档案工作提供更多更好的信息资源。

文章出处:互联网

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